¿Estás haciendo una comparativa de si te conviene un servidor de correo propio en lugar de Microsoft Exchange Online?

Muchas veces los gerentes de sistemas o el personal del área de TI tienen la tarea de elegir si “conviene un servidor de correo propio” o contratar los servicios de “Microsoft Exchange Online”.

¿Cuál conviene más?

Aquí te indicaremos lo que debes tener en cuenta a la hora de evaluar qué es lo más ventajoso. Primero te explicamos las diferencias entre servidor de correo local vs en la nube.

Servidor de correo local.

Cuando hablamos de un servidor de correo local, nos referimos a que en tu empresa tengan el servidor (o servidores) de correo con todo lo que ello conlleva.

En el caso de Microsoft Exchange, existe una versión “on premise” es decir, para instalar en los servidores de la empresa. También existe la posibilidad de contratar ese servicio por usuario y se llama “Microsoft Exchange Online”, el cual está ubicado en los data centers de Microsoft.

¿Local open source económico?

En cuanto a servidores locales para instalar en la empresa, existen muchas versiones Open Source que, si bien son de instalación gratuita, conllevan gastos varios, con la diferencia de que no se gasta en licenciamiento como en el caso de Exchange Server.

Costos de tener servidor de correo local, dentro de tu empresa

Entre los costos que se deben tener en cuenta a la hora de tener tu servidor de correo propio podemos incluir:

Costo de licenciamiento inicial: Exchange Server tiene costo de licenciamiento por servidor y por usuarios
Costo del sistema operativo donde se montará: el cual generalmente suele ser Windows Server.
Costo de actualizaciones mensuales, anuales: tanto del Software del servidor del sistema operativo, así como del software de servidor de correos.
Costo de actualización de versiones a versiones más nuevas: incluye actualizar las versiones, los parches de seguridad que salen generalmente varias veces al mes, parches de fallas del sistema en sí, etc.
Costo de hardware: debes considerar un servidor bastante potente, así como todo lo relacionado al backup que quieras o necesiten realizar en tu empresa. A veces se requiere un cluster de 2 servidores, 4, 6, o N, dependiendo de la cantidad de usuarios que se tengan que mantener y de las herramientas que se les quiera asignar a cada uno. A mayor cantidad de información mayor el costo de hardware y backups.
Costo de actualización de hardware: al actualizar software, cada N años a fuerzas tienes que actualizar el hardware o se te puede caer el servicio por falta de recursos o porque los discos o las memorias llegaron a su fin de vida útil
Costo de instalación inicial y configuración: se refiere a la mano de obra si lo harás tu mismo contratarás a un experto certificado que lo haga. A veces nos lanzamos a instalarlo con la ayuda de san Google, pero generalmente por no ser expertos o por desconocimiento, existen varios casos donde por ejemplo no configuraron bien su servidor y al poco tiempo terminaba hackeado.
Costo de mantenimiento: esto es el costo de las horas que llevará instalarlo y administrarlo diariamente. Este costo está muy subestimado ya que es común escuchas a los compañeros de sistemas decir: “voy a instalar un servidor de correo sobre linux, open source ya que es gratis”, pero no consideran este costo de mantenerlo. Muchas veces en empresas con más de 50 buzones, es necesario contratar un especialista certificado en administración y mantenimiento del servidor quien estaría laborando a tiempo completo.
Costo de oportunidad: esto se refiere a que el costo que le dedicas a instalar, administrar, configurar etc.,. es tiempo que “no le estás dedicando” a otra actividad más relevante para tu empresa.
Costo por desastres: esto incluye caídas por falla de discos, restaurado de datos desde lo backups (si es lo que los tienes), que te hackearon el servidor porque estaba mal configurado (esto sucede muchas más veces de lo que te imaginas), que se dañó el servidor principal y hay que “migrar” tanto la configuración de todos los buzones como los datos que cada uno tenía.
Costos de soporte: A mayor cantidad de buzones-usuarios se tengan, deberás contratar personal de soporte para que administre el servidor y las cuentas de correo.
Costo de normativas: ¿tu empresa quiere certificarse para la ISO 27001: tu datacenter cumple con todas esas normas?, ¿tu instalación de servidor de correo las cumple? Si no sabes bien, investiga cuanto es el costo en tiempo, dinero y/o recursos para poder obtener ese nivel de seguridad de la información.
Costo de software extra: en este caso nos referimos a antivirus especial para servidores de correo: donde se debe analizar el correo “dentro” de cada buzón antes de enviarle al usuario. Esto se puede reemplazar por licencias de antivirus en cada pc cliente, pero se corre el riesgo de que algún posible virus dañe la instalación de los servidores. También debes invertir en software antispam para que no te llenen el servidor de correo basura. Generalmente el mismo software de antivirus para servidores de correo puede tener incluido el filtro antispam.
Costo de acceso por web: si los usuarios además de bajar su correo a sus pc locales con Outlook o cualquier software de cliente de correo, quieren ingresar por WEB para ver sus correos, debes considerar los recursos de servidor ya que eso consume ancho de banda y memoria extras y generalmente hardware dedicado (servidor exclusivo) para estas tareas.
Costo de rechazo de correos por blacklist: varios de nuestros clientes nos han comentado que sus clientes les han reportado que sus correos están siendo rechazados debido a que están en blacklist. Esto generalmente sucede con los correos de hosting económicos que existen en el mercado. Por ejemplo, hay planes desde $ 200 a $ 500 al año donde te incluyen correos ilimitados. Se ve muy atractivo, pero suele pasar que al ser direcciones IP de uso común, es decir que la misma IP se la venden a muchas empresas, cuando alguna envía correo basura, por ejemplo, los servidores corporativos catalogan a esa IP como que no es de confianza y la ponen en lista negra. Como resultado cualquiera de las empresas que está utilizando esa IP verá como sus correos se rechazan y a veces por políticas de ciertas empresas, no les autorizan a quitarlas de las listas negras. Además de que el hardware que suelen utilizar no es muy bueno o si es bueno, pero lo dividen entre cientos de clientes con lo cual, haz de cuenta que al final tienes un pc pequeño haciendo de servidor. Si tue empresa trabaja principalmente con empresas europeas o de Estados Unidos, o corporativos grandes, no te recomendamos esos servidores de hosting baratos que te harán quedar muy mal casi con seguridad.
Costo por caídas: aquí si por ejemplo tienen un hosting barato mucho no puedes exigir y/o pretender, ya que es casi probable que se caiga o lo hackeen, algo que sucede muy seguido. Si tu empresa depende del correo para sus operaciones diarias, analiza bien si le vas a confiar el correo a algo que suena demasiado económico.

Costos de tener servidor de correo en la nube

Aquí me estoy refiriendo a servicios en la nube y que, aunque un hosting de correo económico compartido también está en la nube, en este caso me refiero a la nube a que el servidor es tuyo., dedicado solo a tu empresa, estaría en la nube de Microsoft, por ejemplo, en un servidor virtual. Para no confundirte me estaré refiriendo al correo de Microsoft Exchange Online

Costos de mensualidad por usuario: generalmente este servicio se paga por usuario por mes o año. Aunque contrates un usuario, la primera vez que configuras ese usuario estarías creando un espacio virtual, similar a un servidor virtual, pero que será dedicado exclusivamente a los datos que almacenará tu empresa.
Costos de administración: esto sin lugar a duda es algo que no se puede evitar ya que tu tendrás que realizar las configuraciones de dominio, crear los buzones, asignar espacios o licencias, etc. Aunque ya casi todo trae herramientas para que, si por ejemplo tienes que configurar 1000 usuarios partiendo de un Excel con Nombre, Usuario, por ejemplo, lo hagas en minutos.
Costos por caídas: aunque suelen garantizar un 99% de nivel de servicio, sabemos que el sistema perfecto no existe y puede que se caiga por equis motivo, al menos unas horas al año. Pero lo que sí las caídas suelen ser mucho menores que lo comparado con los servidores propios y/o hostings económicos.
Costos de soporte: esto como sea siempre habrá que hacerlo ya sea tu equipo de trabajo a tiempo completo o tu consultor contratado.

Costos por disminuir

Costo de licenciamiento: en este caso al ser suscripción, esas suscripciones te están cubriendo como si fueran licencias y ya no tienes que invertir en licencias extras
Costos de mantenimiento: en este caso como el servidor de correo estará en la nube de Microsoft, tu te puedes olvidar de administrar el hardware, el software, redes, parches de seguridad, actualizaciones, etc., ya que todo eso te lo están incluyendo en tu suscripción.
Costos de hardware y sus actualizaciones. Lo mismo que lo anterior.
Costos por desastres: si bien puede que haya veces que se caiga una parte del servidor de correo, como lo suelen tener de manera duplicada, es muy poco probable que se te borre o pierda información.
Costos de rechazo de correo por blacklist: en este caso al tu tener una instancia de servidor exclusiva para tu empresa, podrás tener una IP especialmente para tu uso por lo cual tu servidor podrá ser de confianza para las grandes empresas.

Al final este blog es informativo y tú decides qué hacer con base en la información que te estamos dando.

Esperamos que te haya sido de utilidad lo que te platicamos en este post.

Hasta la próxima.

ECR365 CLOUD TEAM
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EXCHANGE ONLINE VS SERVIDOR DE CORREO PROPIO