COMO AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD CON MICROSOFT TEAMS EN LAS EMPRESAS

En generaciones empresariales de todo rubro en México, trabajar y destacar individualmente formaba parte de la cultura de trabajo, con la transformación digital, los alcances de la colaboración han sido redefinidos. Microsoft Teams es una herramienta ofimática basada en este cambio de paradigma.

En las empresas actuales el trabajo colaborativo resulta indispensable y tiende a realizarse, en el contexto digital, por medio de los recursos que los usuarios más experimentados tienen a su disposición inmediata y que resultan más o menos populares en una misma comunidad.

Por consecuencia, resulta habitual encontrar proyectos que se desenvuelven en distintas plataformas de mensajería instantánea, alojamiento en la nube y edición conjunta en donde prevalece el uso de herramientas gratuitas, muchas veces enfocadas al uso individual de cada usuario.

Conforme un proyecto o negocio crece, incrementa su carga de trabajo y expande sus horizontes o metas, la necesidad de seleccionar recursos que puedan centralizar y optimizar los resultados del trabajo colaborativo alcanzan una mayor prioridad, cuando los mismos se traducen en productividad.

Aumentar la productividad de un equipo de trabajo, sin importar su número, su disponibilidad e incluso si comparten el mismo espacio físico de trabajo, es el objetivo primordial de Microsoft Teams, al ofrecer las siguientes ventajas con su correcta integración en el flujo de trabajo.

Unificar el flujo de trabajo

Una de las desventajas de apoyar las operaciones de una pequeña o mediana empresa en las diversas soluciones de carácter gratuito disponibles en el ecosistema digital se encuentra en la distancia entre diversas plataformas.

Existen pocos usuarios que no hayan utilizado o escuchado de estas soluciones y que al integrarlas a su vida laboral, no hayan experimentado todos los pasos extras que se requieren para trabajar de una plataforma a otra.

Microsoft Teams unifica todos los aspectos del trabajo colaborativo actual en una misma interface, permite a los colaboradores de un equipo de trabajo chatear, compartir archivos y editar documentos en tiempo real en una misma ventana, y evita ajustar constantemente documentos y formatos a distintas plataformas de trabajo.

Además, con la amplia flexibilidad entre plataformas informáticas y la accesibilidad web garantizada por Office 365 para negocios, cualquier colaborador podrá integrarse al flujo de trabajo desde su teléfono móvil, tablet o computadora portátil, siempre que disponga de conexión a Internet.

Mantener una estructura de información orgánica e intuitiva

La elaboración de documentos, planes de trabajo y otras herramientas de trabajo colaborativo tienden a dificultarse cuando la distribución y el acceso a información y puntos clave, se encuentran distribuidos en distintos servicios de alojamiento, correos electrónicos y trabajo en línea.

Suele ser necesario considerar que conforme las operaciones de la empresa se incrementan, la cantidad de información esencial producida a diario también lo hará, alcanzando a un punto en donde mantener su organización puede llegar a necesitar personal enfocado únicamente en dichas funciones.

La integración de todas las aplicaciones Microsoft en un mismo entorno de trabajo permite que la organización de la información resulte una tarea sencilla de esquematizar e, incluso, de automatizar, con lo que se deja a disposición de todos los usuarios documentación clave para la realización de sus tareas.

Además, la familiaridad de todos los usuarios con herramientas como Word, Excell, Outlook o Skype, permitirá que los usuarios requieran poco o nulo adiestramiento adicional para integrar la solución a su dinámica de trabajo.

Personalizar la comunicación entre colaboradores

El chat es una estructura de comunicación natural a todos los usuarios informáticos de la era; diversas plataformas de comunicación como Slack, Whatsapp e incluso la mensajería de diversas redes sociales comprueban este fenómeno.

Con la visión de mantener un equilibrio entre la vida privada de los colaboradores de un equipo de trabajo y su vida laboral, Microsoft Teams utiliza el chat como columna vertebral de las operaciones de un equipo.

Con ello, los usuarios pueden mantener la comunicación entre sus amigos y familiares en los entornos que ya les son familiares y sensibilizarse hacia las particularidades del trabajo colaborativo en una herramienta propia que se apoya en los mismos principios de comunicación.

Y cuando se habla de los mismos principios que rigen todo tipo de chats, Microsoft Teams realmente los integra todos: la generación de chats directos con otros usuarios, la construcción de grupos de chat con usuarios específicos e incluso la implementación de emojis, gifs y stickers están contemplados.

Además, al permitir la integración de Skype for Business, un mismo equipo de trabajo contará con la posibilidad de realizar reuniones de videoconferencia entre sus integrantes e incluso tendrá la capacidad de marcar por teléfono a sus integrantes.

Al elegir una suscripción Office 365 Business o superior, una empresa está integrando a sus operaciones la habilidad de depender de una de las paqueterías ofimáticas más populares a nivel global; además de contar con el apoyo de Microsoft Teams, para gestionar el trabajo colaborativo e incrementar inmediatamente la productividad de sus proyectos.

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