Los nuevos retos a los que empresas de todos los niveles se enfrentan al realizar trabajo colaborativo es uno de los principales objetivos que Office 365 business resuelve por medio de su robusto ecosistema de aplicaciones y servicios para todos los integrantes de un equipo de trabajo.
La estrategia principal de la plataforma se ha enfocado en la observación y adaptación constante de los medios que las empresas necesitan para realizar sus tareas diarias, como en los recursos que requieren para crecer y alcanzar sus metas. Estas son las principales ventajas que Microsoft Office 365 ofrece para facilitar el trabajo colaborativo en equipos de trabajo de diversas dimensiones.
Edición de documentos en tiempo real
Las preocupaciones de seguridad y protección de la información confidencial y relevante es una de las primeras preocupaciones de todas las empresas durante su conversión a las tecnologías de la nube que, con las características de Microsoft OneDrive, han quedado resueltas gracias a sus controles integrados de seguridad.
Además de mantener una sola versión unificada por archivo disponible para todo un equipo de trabajo, por medio de la coautoría en tiempo real, distintos participantes pueden trabajar en un mismo documento, al mismo tiempo, con la seguridad de que contarán siempre con la última versión.
Flexibilidad entre plataformas
La diversidad de perfiles vinculados en un mismo equipo de trabajo se refleja sobre todo en sus hábitos de trabajo: mientras algunos elementos trabajando desde un equipo de gabinete, otros deben o están más cómodos haciéndolo desde un dispositivo portátil e, inclusive, un smartphone.
Con el objetivo de adaptarse a cualquier flujo de trabajo y facilitar la inclusión de distintas situaciones en un mismo equipo, Office 365 Business está disponible en las principales plataformas informáticas; sin importar que el dispositivo del colaborador sea Android, iOS o Windows, podrá trabajar desde las mismas aplicaciones.
Reuniones más fáciles y productivas
Las reuniones de trabajo en una empresa son un momento crucial en la organización, distribución de trabajo y toma de decisiones y acuerdos durante la vida de un equipo de trabajo, lo que llega a representar un reto cuando los elementos del mismo se encuentran en locaciones distintas.
Para facilitar un flujo de trabajo unificado, la herramienta Skype for Business es compatible con los servicios y aplicaciones esenciales de Office 365 Business, con lo que compartir archivos y editar mientras se sostiene una teleconferencia puede realizarse de forma cohesiva y orgánica.
Repositorios unificados de información
La recolección de información con los más diversos formatos e índoles tiende a provocar un escenario en donde un mismo equipo de trabajo debe depender de distintas fuentes de información, lo que tiende a entorpecer los flujos de trabajo.
Para resolver este problema, la potente herramienta de recolección de información, Microsoft OneNote puede adaptarse a todo tipo de entornos informáticos y, al enlazar a los colaboradores en un mismo cuaderno de trabajo, permitirles la visualización, uso y edición de un mismo repositorio.
Red social empresarial
Con la fama de resultar improductivo, el medio de las redes sociales tiende a dejarse fuera de los esquemas y estrategias de comunicación en una empresa.
Para modificar este paradigma,Yammer, una red social de carácter empresarial se integra a los esquemas de trabajo, lo que permite la comunicación de un mismo nivel entre todos los integrantes de una organización, y facilita compartir propuestas e ideas que benefician a los resultados de todo proyecto.
Integración de Software enfocado al trabajo en equipo
En el centro del esquema para el trabajo en equipo con Office 365, se encuentra Microsoft Teams, un centro para el trabajo que reúne funciones de comunicación (chat, reuniones y llamadas) con las de sincronización de la nube (archivos y aplicaciones) en un solo contexto y con una versión gratuita disponible.
Para la importante tarea de realizar lluvias de ideas e integrar distintos puntos de vista, Microsoft Whiteboard permite a los colaboradores dibujar a mano alzada, anotar, crear tablas e insertar imágenes desde la web se encuentren junto al resto de los colaboradores o no.
Funciones de Analítica e IA
Por medio de Yammer, todo equipo de trabajo tiene la capacidad de crear eventos en vivo y bajo demanda y permitir la interacción en tiempo real durante su streaming, además de aprovechar funciones como línea de tiempo, detección de orador y transcripción soportadas por IA.
Además, la implementación de Workplace Analytics ofrece a los equipos de trabajo estadísticas y datos para incrementar el enfoque del trabajo y mejorar la colaboración, mientras que Nudges se enfoca en el cambio saludable de hábitos de trabajo por medio de sugerencias en Outlook.
Incrementar la productividad, actualizar hábitos de colaboración y, en general, mejorar el trabajo con Office 365 es una decisión que a corto y mediano plazo mejorará las relaciones y vínculos entre los elementos de una misma empresa e incrementará su productividad de manera natural.
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